Em tempos de COVID-19, precisa de se preparar para imprevistos. E se houver novas restrições na data do evento? E se algum fornecedor encerrar devido a um surto de COVID-19? E se alguém não puder comparecer? Deixamos algumas sugestões para reagir a imprevistos antes do seu evento.
- Tenha sempre um plano B.
A pandemia já passou por quatro vagas e nada nos garante que esta será a última. Se está a organizar um evento presencial, tenha sempre um plano B para poder realizar o evento à distância ou, pelo menos, parcialmente online.
- Tenha uma lista de fornecedores suplentes.
Como pode haver algum problema com um dos fornecedores, tenha sempre uma lista com fornecedores suplentes. Isto não implica muito trabalho extra: quando estiver a procurar empresas, aponte sempre uma como “segunda opção” para usar em caso de necessidade.
- Tenha equipamento de vídeo preparado.
Quer seja uma conferência ou um casamento, há sempre a possibilidade de alguém não conseguir comparecer devido a um imprevisto. Para não ter de adiar todo o evento, reserve sempre equipamento de foto e vídeo que lhe permitam fazer uma transmissão online e juntar todos os convidados, mesmo que seja à distância.
- Procure uma empresa de organização de eventos.
Se ocorreu um imprevisto e não sabe mesmo o que fazer, procure uma empresa de organização de festas. Estas empresas têm sempre longas listas de fornecedores e já têm know-how (sempre houve imprevistos, mesmo antes do COVID-19!). Por isso, se não tem um plano B ou ficou sem um fornecedor, procure alguém com mais networking.
Não tem estofo para lidar com imprevistos? Então, reverta a ordem e comece pelo passo 4. Contrate uma empresa de organização de eventos em Lisboa ou uma empresa de organização eventos no Porto para organizar o evento e descanse até ao grande dia. Eles saberão como lidar com todas as variáveis!
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